6 regole per organizzare il lavoro e arrivare al Natale senza stress

Le regole per organizzare al meglio il lavoro e arrivare al Natale senza stress

Molto spesso ci svegliamo la mattina senza avere la minima idea di come organizzare il lavoro nel giornata lavorativa. Soprattutto dopo il periodo confusionario che tutti stiamo vivendo a causa del Covid, che ha spezzato ogni tipo di routine, risulta davvero difficile pianificare e avere tutto sotto controllo.

L’importanza di organizzare il lavoro prende terreno in vista di scadenze imminenti o, meglio ancora, di festività prolungate – il Natale è alle porte – nelle quali recarsi in ufficio non è tra le opzioni considerabili (e desiderabili). Chi di noi preferisce trascorrere le festività in compagnia di spillatrici, stampanti e computer anziché dei propri familiari ed amici? Da questa domanda è facile ricavare la risposta più ovvia.

Capire come organizzare il tempo è una delle abilità chiave per imparare ad organizzare al meglio la propria vita. Quando cerchiamo di conciliare tutto sembriamo dei giocolieri con troppe palline tra le mani.

Arrivati a questo punto non ci resta altro che elencare i nostri suggerimenti per organizzare al meglio il lavoro e arrivare al Natale senza troppo stress (e senza rischiare di dover andare in ufficio).

1. Prendere consapevolezza che il lavoro in ufficio non finirà mai

Il primo importante passo per organizzare il lavoro e arrivare a Natale sani e salvi è accettare che il lavoro in ufficio non sarà mai finito, per quanto ci possiamo impegnare ci sarà sempre una spunta da aggiungere alla nostra to-do-list. Ma non è sano rimanere al lavoro finché non abbiamo consumato anche l’ultima goccia della nostra energia.

2. Non procrastinare, affidati al presente

In generale facciamo troppo affidamento sul nostro futuro, considerandolo una specie di super-eroe in grado di recuperare tutte le ore di lavoro rimandate, allenamenti mai fatti e diete mai rispettate. La verità è che il nostro futuro ci somiglia molto, anzi probabilmente sarà più stanco, stressato e demotivato. Inoltre c’è da dire che il futuro è ignoto ma sul presente possiamo contare.

Sappiamo che nell’oggi “possiamo” perché ci è noto ma il futuro può essere più difficoltoso e imprevedibile e può ostacolarci mettendo a rischio il nostro lavoro. C’è un aforisma molto utile in questo caso, che aiuta a sintetizzare il concetto in poche parole: non fare domani quello che potresti fare oggi.

3. Completalo subito se richiede pochi minuti

Pensiamo un attimo a quando prendiamo un appunto (che sia su un post-it o solo mentale) di richiamare una persona, o di mandarle una email, o magari di rivedere qualche compito altrui. Rientrano in questa casistica tutti quei piccoli compiti che richiederebbero giusto due minuti del nostro tempo.

Bene, se sono davvero così veloci, possiamo istituire una regola per alleggerirci ulteriormente: “se richiede pochi minuti, fallo subito”. Questo significa non prendere l’appunto, non inserirlo nella nostra to-do-list, ma semplicemente farlo. Anche in questo caso ci sentiremo super produttivi e motivati a chiudere altre questioni in sospeso. La giornata non potrebbe che concludersi nel migliore dei modi.

4. Leggere le email in blocco

Questo è un trucchetto che sfugge a tutti. Per essere una persona produttiva occorre trovare la forza di volontà di leggere le email in blocco, in un preciso momento della giornata e non nel preciso istante in cui arrivano.

Magari leggi un messaggio di lavoro sullo smartphone mentre sei fermo al semaforo, naturalmente non riesci a rispondere, intanto però si insinuano nella tua mente almeno 30 possibili risposte. Arrivi in ufficio, riapri l’email, inizi a scrivere una risposta, ma sei interrotto da un collega. Ritorni dal pranzo, riapri la stessa email per l’ennesima volta, la devi rileggere e impieghi un’altra mezz’ora per dare finalmente una risposta.

Quanto tempo avresti risparmiato se avessi aspettato pazientemente l’arrivo anche di altre eventuali email, aprendole una sola volta, magari in un lasso di tempo dedicato esclusivamente a questa mansione?

5. Pianificare

Un’altra buona abitudine per organizzare al meglio il lavoro e arrivare al Natale senza troppo stress è quella di realizzare una tabella di marcia delle priorità della settimana, e ovviamente monitorare costantemente la coerenza nel seguirla. A questo proposito, una buona idea può essere quella di dedicare qualche ora del venerdì pomeriggio per decidere cosa dobbiamo ottenere durante la settimana successiva. Anche stabilire delle priorità che siano realistiche è fondamentale.

Sicuramente ci sono degli obiettivi che non possono essere realizzati in un solo giorno, o in una sola settimana, quindi i grandi progetti dovranno essere suddivisi in pezzi più piccoli, facilmente ottenibili.

6. Fissare delle scadenze ogni giorno

C’è un’interessante relazione tra il cervello e le scadenze: se sappiamo di averne una, lavoriamo in modo più intelligente e più duramente per rispettarla. Per sfruttare questo meccanismo a nostro favore, possiamo fissare delle scadenze giornaliere ai vari compiti che dobbiamo svolgere. In questo modo avremo ben chiaro quali siano le priorità da affrontare durante la giornata lavorativa e ci ritroveremo a organizzare il tempo in modo efficace, concludendo il lavoro entro la giornata.

www.inhrgroup.it